La Circular Externa 003 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) del 30 de marzo de este año extendió el plazo para actualización del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) hasta el 3 de julio de 2020. Si todavía no ha actualizado la información de sus bases de datos en el RNBD, aún está a tiempo, por lo que tenemos algunas recomendaciones generales:

1. Coordine internamente. Verifique el inventario de las bases de datos que se usan en la actualidad, confirme si tiene nuevas bases de datos o si alguna de las que había registrado ya no existe o ya no se usa.
2. Actualice información general. Antes de empezar, será importante actualizar por una única vez la información general de la compañía. Además de la información básica de contacto, es esencial tener presentes los activos totales de la compañía para el año anterior, así como dos correos electrónicos de contacto diferentes. Recuerde que la dirección principal de contacto debe ser de fácil acceso, es importante que pueda coordinar el recibo de correos con quien tiene acceso a esa dirección de contacto.
3. Cuente con información completa. Busque y confirme toda la información actualmente registrada en las bases de datos. Un aspecto muy importante son los encargados del tratamiento, hemos observado que en ocasiones se omite registrarlos, recomendamos que verifique este asunto y que cuente con la información completa relacionada con los encargados del tratamiento. Es indispensable contar con su número de identificación, aunque se trate de una entidad extranjera, y al menos un canal de contacto para los usuarios por cada uno de los encargados (correo electrónico, sitio web, teléfono, dirección, etc.).
4. Verifique información sobre servidores externos. Confirme con las personas encargadas del área de tecnología la ubicación del servidor en donde se almacena la información de cada una de sus bases de datos, esto es diferente a la ubicación del responsable o del encargado como compañía, el servidor puede ser propio o de un tercero, ubicarse en Colombia o en un país en el extranjero.
5. Limpie el registro. Una vez realizado lo anterior, podrá empezar a revisar el registro. Recomendamos que realice una actividad de “limpieza” del registro y elimine del sistema las bases de datos que ya no tiene o ya no usa, respecto de la última vez que actualizó el registro. Recuerde que las bases de datos eliminadas no se mostrarán más al público, pero no se borrarán del registro privado, aparecerá como “INHABILITADA”.
6. Actualice la información. Cree nuevas bases de datos aumentando el número de registros manualmente y modificando los nuevos “registros” que se han creado en su listado de bases de datos. Recuerde que la base de datos no estará registrada hasta que finalices el proceso en el último paso. Igualmente, tenga en cuenta que es posible actualizar las bases de datos paulatinamente, el sistema permite ingresar información en la medida en que la confirme internamente y finalizar el proceso posteriormente. También es posible finalizar el registro de una base de datos, y completar las demás en el mismo momento o con posterioridad. Esta actualización debe realizarse a más tardar el 3 de julio de 2020.
7. Designe responsables internos. En el caso en que esto no esté implementado, le recomendamos que para cada base de datos con la que cuente designe una persona dentro de la organización que sea responsable de la misma, de manera que alguien se encuentre atento al cumplimiento de las obligaciones relativas a esa base de datos.

Si tienes alguna duda, contáctanos, podemos ayudarte.

El calendario de las Bases de Datos

¿Quiénes deben registrar sus bases de datos?

Todas las compañías públicas, así como las compañías privadas y entidades sin ánimo de lucro con activos totales iguales o superiores a los COP$3.560.700.000 para el 2019 (100.000 UVT).

¿Qué fechas debe tener en cuenta?

• Si no ha registrado tus bases de datos, regístrelas cuanto antes.
• Si tiene una base de datos nueva, regístrela dentro de los 2 meses siguientes a su creación.
• Si tiene un incidente de seguridad, repórtelo dentro de los 15 hábiles siguientes al momento en que lo descubrió.
• Si hay reclamos de los titulares, repórtelos semestralmente, cada febrero y cada agosto dentro de los primeros 15 días hábiles de estos meses.
• Si hay cambios en la información registrada excepto por el número de titulares, registre el cambio dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente.
• Una vez al año, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, actualice todas sus bases de datos. Este año debido a la emergencia, hay tiempo hasta el 03 de julio.

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Autoras
María Alejandra De Los Ríos | [email protected] | Protección de Datos y Privacidad
Mónica Moreno | [email protected] | Protección de Datos y Privacidad