La Directora General de Colombia Compra Eficiente profirió la Circular Externa No. 17 del 11 de febrero de 2015 con el propósito de dar claridad sobre los trámites de legalización y Apostilla de documentos públicos y privados otorgados en el exterior y que vayan a ser utilizados dentro de un proceso de contratación con el Estado.
Sobre el particular, la Circular citada aclaró que las entidades estatales solamente podrán exigir la legalización de los documentos públicos otorgados en el exterior de acuerdo con las reglas de la Convención de la Apostilla de 1961. De esta manera, las señaladas entidades no podrán solicitar ningún tipo de legalización, autenticación o ratificación diferente a la establecida en dicha Convención toda vez que el trámite de la Apostilla es suficiente para certificar la autenticidad del documento.
La suficiencia de la Apostilla para dar por auténtico un documento público del exterior se fundamenta en el hecho de que los Estados parte de la Convención de la Apostilla deberán tener un autoridad centralizadora encargada de verificar y certificar los mismos mediante la expedición de la Apostilla.
Por su parte, la Circular Externa No. 17 de 2015, le recuerda a las entidades estatales que los documentos, tanto públicos como privados, se presumen auténticos, por tal razón éstas sólo podrán exigir autenticaciones, reconocimiento, presentación personal o trámites adicionales en los casos exigidos por la Ley (p.ej. Los poderes para actuar en los procesos de contratación requieren una nota de presentación personal).
La presunción de autenticidad antes señalada también se extiende a los documentos que sean aportados en copias a los procesos de contratación con el Estado, a menos que la Ley señale que los mismos deben ser presentados en original. Señala la referenciada Circular Externa que las entidades pueden solicitar en los pliegos de condiciones que los proponentes aporten documentos en copia simple y, en la etapa de adjudicación o aceptación de la oferta, aportarán los mismos documentos pero con las exigencias de Ley que la entidad deba solicitar. Por ejemplo, los proponentes pueden aportar documentos otorgados en el exterior, en un idioma diferente al español, con una traducción simple al español y en la fase de adjudicación tendrán que presentar la traducción oficial de dicho documento.
Consideramos que la Circular Externa No. 17 de 2015 de Colombia Compra Eficiente es una herramienta valiosa para aclarar cuáles son las normas que deben ser aplicadas para la legalización y la Apostilla de los documentos que se aportan en los procesos de contratación con el Estado, dado que no son pocas las ocasiones en que las entidades estatales no aplican de manera estricta la Convención de la Apostilla exigiendo a los proponentes trámites y requisitos que contravienen dicha Convención sin fundamento legal para hacerlo.