Circular 016 de 2022 de la Secretaría Jurídica Distrital, Alcaldía Mayor de Bogotá
Con la expedición de la Circular 016 del 29 de marzo de 2022 (la “Circular”), la Secretaría Jurídica Distrital dispuso orientaciones e instrucciones para la presentación anual de información jurídica, contable y financiera de Entidades Sin Ánimo de Lucro (“ESAL”) domiciliadas en Bogotá (la “Información”) ante el ente correspondiente que ejerza funciones de inspección, vigilancia o control.
Los documentos que conforman la Información y deben ser presentados son los siguientes:
- Documentos relacionados con los estados financieros de propósito general:
- Estado de situación financiera o balance general comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal.
- Estado de actividades o estado de resultados integral o estado de resultados complementado con otro denominado: “Otros resultados integrales”, comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal.
- Estado de cambios en el patrimonio o Estado de Cambios en el Activo Neto, comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal. Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 NIIF.
- Estado de flujo de efectivo, comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 NIIF.
- Notas a los estados financieros y revelaciones comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y sus cambios, si los hubo, y otras de información explicativa, indicando la normativa contable aplicada de conformidad con el grupo NIIF al cual pertenezcan.
- Certificación de estados financieros que deberá contener el nombre, firma del representante legal y contador, así como el número de tarjeta profesional de este último.
- Dictamen del revisor fiscal.
- Documentos relacionados con la reunión ordinaria del máximo órgano social.
- Copia íntegra del acta del máximo órgano social de la entidad, tomada del libro de actas debidamente registrado, firmada por el presidente y secretario de la reunión, donde conste que se decidió aprobar o improbar los estados financieros, la aprobación o improbación del informe de gestión y la aprobación o improbación del proyecto de destinación de los excedentes.
- Informe de gestión que corresponda al aprobado por el máximo órgano de administración.
- Certificado de registro de libros para las entidades que se encuentren inscritas ante la Cámara de Comercio de Bogotá , en aquellos casos que no haya sido presentado previamente o sea renovado.
- Informe detallado de ejecución del proyecto de excedentes de la vigencia anterior, el cual debe ser acorde con lo aprobado por el máximo órgano de dirección, suscrita por representante legal, contador y revisor fiscal.
- Las ESAL exceptuadas de registro en la Cámara de Comercio de Bogotá deberán remitir a la respectiva secretaría que ejerza la función de inspección vigilancia y control, copia del medio de convocatoria de la reunión del máximo órgano social, junto con el acta de la reunión respectiva.
- Otros documentos
- Copia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios vigente, expedido por la Junta Central de Contadores, para los contadores y revisores fiscales que certifican y dictaminan los estados financieros a presentar.
- Póliza de manejo de los recursos, en los términos del artículo 2.3.4.11, Decreto Nacional 1075 de 2015 (únicamente para las Asociaciones de Padres de Familia, el cual deberá ser presentado ante la Secretaría de Educación del Distrito).
- En caso de haber realizado reformas estatutarias, deberá aportar copia del acta firmada por el presidente y secretario de la reunión, tomada del libro de actas debidamente registrado, en la que se aprobó dicha modificación y copia íntegra de los estatutos vigentes donde se hayan incorporado.
- Las secretarías distritales podrán requerir el proyecto de presupuesto anual para la vigencia fiscal siguiente.
- Copia completa del Registro Único Tributario (RUT) actualizado.
La Circular estableció que el término para hacer la entrega de la Información es el primer día hábil del mes de mayo.
Sin embargo, las ESAL sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Secretaría Jurídica Distrital deberán reportar la información a más tardar en las siguientes fechas, según los últimos dígitos del NIT, sin incluir el número de verificación:
Autor: Manuel Monsalve I [email protected] I Derecho Corporativo
