La Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (“SIC”) habilitó el Registro Nacional de Bases de Datos (“RNBD”) y planteó directrices a los responsables del tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos personales en el RNBD. Desde 2012 cuando entró en vigencia la Ley de Protección de Datos Personales, se ha venido advirtiendo sobre la creación de un registro en donde deberían incluir todas las bases de datos personales. Esto no se materializó sino hasta la expedición de la citada circular, la cual desarrolló lo reglamentado por el gobierno nacional mediante Decreto 886 de 2014, en donde se hizo referencia directa a la creación del RNBD, asignándole la responsabilidad a la SIC para crear y administrar el citado registro. La SIC, entidad designada para tratar todos los asuntos de protección de datos, lanzó en noviembre del año pasado el RNBD el cual busca registrar todas las bases de datos personales que empresas o personas naturales que desarrollan actividades comerciales poseen. Con esta medida se espera tener un mejor control sobre las bases de datos que administran las empresas y ver qué tipo de datos manejan dentro de cada compañía. Esta nueva reglamentación que deben cumplir las empresas no tiene como finalidad crear beneficios o incentivos para la misma. El objetivo es poder proteger a los titulares de los datos personales y garantizarles que la compañía que los posee cumpla con todos los requisitos legales para que estos sean utilizados de forma adecuada. Y es en este punto donde las compañías deben tener una asesoría profesional que los acompañe a la hora de realizar un inventario sobre el estado de cumplimiento en la regulación sobre protección de datos, así como en la verificación y existencia de las bases de datos personales en cada una de las áreas, ya que cuando quieran registrarla en el RNBD deberán certificarle a la SIC que cuentan con una política de tratamiento de datos, que las políticas de seguridad que se implementan son medidas adecuadas, que no han tenido violaciones de datos, entre otros requerimientos y aspectos exigidos para dar cumplimiento a las normas aplicables. El proceso de registro ante el RNBD implica la realización de un procedimiento interno de debida diligencia sobre las bases de datos personales, así como también sobre los procesos internos para recolectar, almacenar, utilizar, y administrar datos, por lo que no es un proceso fácil de llevar. Así pues, será necesario que previo a realizar el registro, las compañías identifiquen sus bases de datos, los datos personales que las componen, verificar si poseen las autorizaciones necesarias, si su política de protección de datos cumple con los requisitos establecidos por el régimen aplicable, entre otros. Por lo anterior, el acompañamiento profesional que deben tener las compañías en este proceso de obligatorio cumplimiento ante la SIC debe ser completo y constante. El acompañamiento normalmente estará orientado a preparar los documentos que sean del caso, regularizar la forma en que las compañías realizan el tratamiento de los datos, identificar los elementos de cada base de datos que tienen actualizada y definir cuáles deben o no ser registrados, así como los demás aspectos relevantes para dar cumplimiento a dicha obligación. Hoy en día muchas empresas están apenas detectando problemas para realizar el registro, dentro de los cuales se encuentran: no contar con una política de privacidad o si la tienen que esta deba modificarse para adecuarse a la actual reglamentación; que no cuenten con autorizaciones para tratamiento de datos; no tener claridad sobre la forma en que están realizando el tratamiento; entre otros. Estos problemas deben ser evaluados, y se deberá buscar una solución a fin de poder dar cumplimiento a los requerimientos. Todas estas inquietudes, problemas o situaciones deberán ser solucionados o corregidos por los profesionales que acompañen a la empresa en este proceso, de forma rápida y eficiente, ya que hay plazo hasta el 8 de noviembre de este año para registrar las bases de datos con que actualmente se cuenta en el RNBD. Recuerde seguirnos en Twitter y LinkedIn. © Lloreda Camacho & Co. Derechos de Autor Reservados. Prohibida su reproducción. Autor: María Alejandra De Los Ríos