El artículo 189 del Código de Comercio establece que las decisiones de la Junta de Socios o de la Asamblea General de Accionistas, se harán constar en actas aprobadas por la misma o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto y firmadas por el presidente y el secretario de la misma. En relación con lo ocurrido en la reunión de Asamblea General de Accionistas, el artículo 431 del Código de Comercio establece que las actas de este órgano serán firmadas por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. En este último caso, la Superintendencia de Sociedades ha señalado que este solo podrá firmar si estuvo presente en la reunión .

Lo anterior nos deja entonces un interrogante, y es qué pasaría en el caso en que al presidente o al secretario no les sea posible firmar las actas, bien sea por una ausencia temporal o definitiva, incluyendo el fallecimiento o la desvinculación de la compañía, entre otros eventos, y que el revisor fiscal no hubiera asistido a dicha reunión o la sociedad no contara con revisor fiscal.

A propósito de lo anterior, en un concepto de la Superintendencia de Sociedades , esta entidad aclaró que, para sanear la falta de aprobación de las actas de la Asamblea General de Accionistas, se tendrían las siguientes opciones:

a) Sustituir las firmas de quienes en su oportunidad actuaron como presidente y secretario por la del revisor fiscal, siempre que dicho funcionario hubiere concurrido a las reuniones que con dicho procedimiento se pretende sanear; sin embargo, en la práctica son muy pocas las reuniones a las que asiste el revisor fiscal.

b) Realizar una nueva reunión e incluir las decisiones que se tomaron anteriormente y cuya acta no fue posible firmar; sin embargo, la composición de la Asamblea podría haber cambiado y puede no aceptar lo anterior; y

c) Recurrir a otros medios probatorios para suplir la ausencia de aprobación cuando la ley mercantil lo permita. Sin embargo, en la práctica, salvo que exista un conflicto recurrente entre accionistas, en general solo se deja constancia de lo ocurrido en el acta. Esto tendría sentido en un escenario judicial, pero no soluciona el problema sustancial, de cumplir con la formalidad prevista en la ley.

Así, ni la norma ni la doctrina de la Superintendencia de Sociedades ofrecen una solución práctica a un problema común. Con este escenario, la formalización y toma de firma en las actas, deja de ser un tema menor y resulta necesario para evitar inconsistencias e incumplimientos ante situaciones imprevistas como las ausencias temporales o definitivas de quienes son nombrados en estas posiciones.