Se acerca el cierre del año y administradores y gerentes tienen que prepararse para preparar sus informes de gestión o rendición de cuentas ante los órganos competentes. ¿Cuándo y cómo se debe hacer esta rendición?, ¿Qué debe contener la rendición de cuentas? ¿Sigue vigente el numeral 3 del artículo 446 del Código de Comercio? Aquí respondemos las cuestiones básicas sobre este ejercicio.

¿Cuándo deben rendir cuentas los administradores?

De acuerdo con el Art. 45 de la Ley 222, los administradores deben rendir cuentas en 3 casos:

1) Al final del ejercicio social.

2) Dentro del mes siguiente al retiro de su cargo.

 3) Cuando sean exigidas por el órgano competente.

¿Qué debe contener la rendición de cuentas de fin de ejercicio?

El Art. 46 de la Ley 222 dispone que la rendición de cuentas comprende:

1) Informe de gestión.

2) Estados financieros certificados por contador y representante legal y dictaminados por revisor fiscal cuando proceda.

3) Un proyecto de distribución de utilidades.

El informe de gestión debe contener una exposición sobre la evolución de los negocios, así como sobre la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad.

Otras disposiciones normativas han incluido otros aspectos adicionales del informe de gestión: el cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor (L. 603/00), cumplimiento de las normas de seguridad social, hacer constar que no se entorpeció la libre circulación de las facturas (L.1676/13), y el estado de implementación del SARLAFT (Circular básica jurídica de la Superintendencia de Sociedades).

¿Sigue vigente el numeral 3 del Art. 446 del Código de Comercio?

Existió una posición según la cual debía entenderse tácitamente derogada la obligación de la junta directiva de presentar un informe en los términos del numeral 3 del Art. 446 del Código de Comercio, debido a que la Ley 222 reguló de manera integral lo que se refiere al informe de los administradores, y derogó expresamente el Art. 439 del mismo código, que contenía la obligación de presentar el informe.

Sin embargo, el 11 de marzo de 2016, la Superintendencia de Sociedades (oficio 220-053285) zanjó la discusión y afirmó que el numeral 3 del Art. 446 se encuentra vigente.

Es por esto que en las juntas directivas de sociedades, además de lo mencionado anteriormente, el informe de gestión deberá incluir:

1) Detalle de egresos por conceptos de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación y bonificaciones percibidas por cada uno de los directivos de la sociedad.

2) Relación de transferencias de bienes a título gratuito.

3) Gastos de propaganda y relaciones públicas debidamente discriminados.

4) Bienes que la sociedad posea en el exterior y obligaciones en moneda extranjera.

¿Qué debe contener la rendición de cuentas por retiro del cargo?

En este caso, además de lo señalado en el artículo 45 de la Ley 222, el administrador debe hacer entrega de todos los bienes bajo su custodia, incluyendo libros de contabilidad y actas, comprobantes de cuentas, soportes de contabilidad, correspondencia y en general, toda información que por disposición legal deba conservarse por la sociedad. (Oficio 220-73061 e 2003 Superintendencia de Sociedades).

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